Avec l’essor des outils numériques, de nombreuses entreprises ont opté pour la dématérialisation de leurs documents. Cette solution consiste à tirer parti de la technologie pour améliorer les processus, les opérations et l’expérience client. Il s’agit de remplacer les processus manuels et analogiques par des solutions numériques afin d’optimiser l’efficacité et de réduire les coûts. Qu’est-ce que la dématérialisation ? Quels en sont les avantages et les objectifs pour les entreprises ? Réponses !
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation de documents est la conversion de documents physiques en documents numériques. Ce processus peut être effectué à l’aide de plusieurs méthodes, notamment la numérisation, la lecture optique de caractères, la reconnaissance de codes-barres… Une fois les documents convertis en fichiers numériques, ils peuvent ensuite être stockés en ligne ou sur un disque externe. Cela facilite leur accès et leur partage avec d’autres personnes ou services de manière rapide et sécurisée. L’objectif de la transformation numérique est double : réduire le temps et les ressources nécessaires pour accomplir les tâches tout en améliorant la satisfaction des clients.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?
Il existe de nombreux avantages à passer des documents physiques aux documents dématérialisés.
- Gain de temps : plus besoin de trier manuellement des piles de papiers ou de rechercher un document, car tout est stocké numériquement au même endroit.
- Sécurité des données : les données numériques sont stockées en toute sécurité sur un lecteur externe ou une plate-forme basée sur le cloud.
- Partage facile : le partage de documents numériques avec les collaborateurs est immédiat et accessible de n’importe quel endroit.
- Envoi de factures : la dématérialisation des factures permet d’optimiser la satisfaction clients, tout en accélérant les rentrées en trésorerie.
Pourquoi les entreprises devraient-elles dématérialiser certaines tâches ?
La productivité des entreprises est directement liée au temps passé à effectuer certaines tâches administratives. En cela, la dématérialisation est un apport considérable pour optimiser l’efficacité tout en réduisant les coûts. Par exemple, envoyer une lettre recommandée électronique permet d’éviter toutes les tâches suivantes : l’impression, la mise sous enveloppe, l’oblitération et le déplacement au bureau de poste ! De plus, le stockage numérique de vos documents facilite la tâche des employés qui peuvent travailler à distance. Il n’est plus nécessaire de transporter physiquement des documents ou à attendre leur arrivée par coursier ou par La Poste ! En d’autres termes, la numérisation des documents permet aux entreprises de rester compétitives, tout en garantissant la sécurité des données.
La dématérialisation des documents est une méthode devenue incontournable pour une entreprise qui recherche la productivité. Efficacité améliorée, coûts réduits, sécurité accrue et accès à distance immédiat : tels sont les quatre piliers de la transformation numérique !